Chargé(e) de mission

Publié le 13 juin 2019 en accès réservé aux abonné.e.s
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L’Institut de l’Engagement, association présidée par Martin Hirsch et dirigée par Claire de Mazancourt depuis sa création en 2012, permet aux jeunes qui ont révélé leur potentiel lors d’une période d’engagement citoyen de se construire un avenir ambitieux.
Missions

Placé(e)sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales, le(la) chargé(e) de mission assurera les missions principales suivantes :
- Instruction et suivi des demandes de bourses des lauréats(bourses de projet, de scolarité, de vie et bourses exceptionnelles) :

  • Prise en charge de la boîte mail de gestion des bourses ;
  • Suivi administratif des dossiers de demande de bourses ;
  • Préparation et tenue des comités de bourses ;
  • Mise en œuvre et suivi des décisions du comité des bourses ;
  • Suivi comptable des bourses ;
  • Saisie des demandes et décisions d’octroi de bourses dans l’outil informatique (Salesforce) ;
  • Suivi des programmes de bourses spécifiques ;
  • Travail d’amélioration continue du processus.

- Organisation des jurys d’orientation et d’admission à l’Institut :

  • Planification des jurys : définition des créneaux (jurys en présentiel dans plus d’une vingtaine de villes et sessions en visio-conférence), mise à jour du site informatique dédié à la gestion des jurys ;
  • Organisation logistique : planification des jurys, recherche de salles auprès des partenaires de l’Institut de l’Engagement (entreprises, fondations, associations, établissements de formation, collectivités publiques), organisation de la restauration ;
  • Support aux candidats, aux partenaires, aux membres et présidents de jurys (remplissage des dossiers, évaluation des dossiers, inscription sur la plateforme dédiée, support logistique ...) ;
  • Organisation, en lien avec des bénévoles,des retours aux candidats à l’issue de la procédure d’admission (conseils).

- Administration et gestion de la boite mail de contact de l’Institut :

  • Réponse directe aux différentes sollicitations des candidats, lauréats, partenaires, bénévoles, prestataires, et autres publics... ou orientation vers un interlocuteur interne.

- Suivi administratif dans le cadre de financements spécifiques :

  • Participation au suivi administratif et à la justification des fonds (notamment dans le cadre de financement FSE IEJ) : collecte des justificatifs et formulaires correspondants auprès des lauréats en fonction des demandes des financeurs.

- Organisation du ou des séminaires d’équipe :

  • Recherche du lieu et détails logistiques (repas, répartition des chambres, fournitures, etc.).

- Secrétariat divers : accueil téléphonique, courriers, archivage.

Plus généralement, le(la) chargé(e)de mission contribue à l’activité du Pôle Affaires Générales dont les missions principales s’articulent autour des thématiques suivantes : ressources humaines, finances, juridique, logistique ....
Parallèlement à ses missions,il ou elle participe également aux actions liées à la vie et au développement de l’Institut (procédure d’admission, réunions d’information, Universités de l’Engagement, réflexions stratégiques ...).

Profil
Intérêt pour les missions de l’Institut de l’Engagement

Formation : Bac +2/+3 (BTS Assistant de gestion PMI/PME ; DUT GEA, Licence Pro ...)
Première expérience dans la gestion de dossiers administratifs (idéalement sur des missions similaires de suivi des bourses, logistique ...ou approchantes)
Notions en comptabilité et suivi budgétaire appréciées
Rigueur et méthode
Forte capacité d’organisation et grande réactivité
Aisance à l’écrit et à l’oral
Appétence pour le travail en équipe
Contact avec les lauréats(de 16 à 30 ans), les bénévoles et les autres contacts de l’Institut
Autonomie et force de proposition
Adaptabilité
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Messagerie).
Idéalement connaissance de Salesforce.

Conditions du poste
CDI Temps plein–Forfait jours à 214 jours travaillés
Rémunération : selon expérience
Poste à pourvoir mi-août 2019
Poste basé à Paris 4ème (proche Bastille)
Quelques déplacements à prévoir, en particulier pendant les Universités de l’Engagement (quatre Universités de plusieurs jours par an dont une à Paris)

Ville du poste
Paris

Modalités de candidature
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées à l’adresse recrutement chez engagement.fr sous la référence DAG/CDG/01-2019
Les entretiens auront lieu courant juin.


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